Denna policy gäller för Flexicon System AB, org.nr 556033-3030, samt Flexicon Kjellberg & Co KB, org.nr 969651-4687, nedan benämnda Flexicon.

Flexicon lägger stor vikt vid att skydda din integritet och vill med denna integritetspolicy visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) som träder i kraft 25 maj 2018.

1 – Allmänt

Denna integritetspolicy beskriver hur Flexicon behandlar och använder dina personuppgifter i anslutning till webbplats samt i anslutning till våra produkter och tjänster. Denna integritetspolicy gäller för både privatpersoner och företagskunder.

Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi vill med denna integritetspolicy visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.

2 – Personuppgiftsansvarig

Flexicon är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med gällande lagstiftning. Flexicon har biträdesavtal med aktuella externa parter.

3 – Behandling av  personuppgifter

Flexicon samlar in och registrerar personuppgifter om dig i samband med att du:

a) köper en produkt eller en tjänst från oss

b) kontaktar oss för att få support på en produkt eller en tjänst som du köpt eller planerar att köpa

c) använder dig av funktioner i ett program som kräver vissa personuppgifter (t.ex din e-postadress) för att kunna fungera

4 – Vilka uppgifter behandlar vi?

4.1 – Vid köp från Flexicon

Om du köper en produkt eller tjänster från oss så registrerar vi följande personuppgifter:

– företagets namn
– företagets e-postadress
– behövliga faktureringsuppgifter för företaget
– en eller flera leveransadresser
– företagets telefonnummer
– företagets organisationsnummer
– kontaktpersoners för- och efternamn
– kontaktpersoners e-postadress
– kontaktpersoners telefonnummer

4.2 – Vid försäljning till Flexicon

Om du levererar till produkter eller tjänster till Flexicon så registrerar vi följande personuppgifter:

– företagets namn
– företagets e-postadress
– behövliga betalningsuppgifter för att kunna fullgöra betalningar
– företagets telefonnummer
– företagets organisationsnummer
– kontaktpersoners för- och efternamn
– kontaktpersoners e-postadress
– kontaktpersoners telefonnummer

4.3 – Vid support
  
Om du kontaktar oss i samband med support eller annan kundservice, så registrerar vi företagsnamn (om du tillhör ett företag), ditt personnamn och dina kontaktuppgifter som telefonnummer och/eller e-postadress, samt vad kontakten gäller.

4.4 – Vid prenumeration av nyhetsbrev
  
Om du anmäler dig till ett av våra nyhetsbrev så registrerar vi den e-postadress och det personnamn som du uppger. Vi skickar dig nyhetsbrev bara så länge du själv vill. Längst ned i varje nyhetsbrev finns en länk för avregistrering, som du kan klicka på för att avanmäla dig.

4.4 – Vid registrering av utvärderingsversion
  
Om du registrerar dig i samband med att du laddar hem och installerar en utvärderingsversion av något av våra program, så registrerar vi den e-postadress, personnamn och företagsnamn som du uppger. 

4.5 – Vid användning av vissa funktioner i våra program
  
Vissa funktioner i våra program kräver att vi registrerar en e-postadress som tillhör och kontrolleras av dig. I vissa fall krävs även ett företagsnamn eller ett personnamn. I dess fall erhålls en fråga om samtycke i samband med att funktionen aktiveras.

5 – Varför behandlar vi personuppgifter?

Flexicon behandlar dina personuppgifter för olika syften, men i grunden för följande ändamål:

a) för att fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som kund och leverantör, som genomförande av köp, betalning, fakturering och leverans
b) för att kunna ge dig effektiv support
c) för att kunna skicka dig information om nya programversioner och uppdateringar och liknande
d) för att kunna skicka dig programtips, tips om artiklar och liknande
e) det krävs av tekniska skäl eller av säkerhetsskäl
f) för att följa tillämplig lagstiftning, till exempel bokföringslagen

6 – Lämnas personuppgifter ut?

Nej. Flexicon lämnar aldrig ut personuppgifter till andra företag eller myndigheter. Undantag är om gällande lagstiftning kräver att vi lämnar ut denna information, t.ex i samband med brottsutredningar.

Observera dock att om du betalar för någon av våra produkter eller tjänster via externa betalningsförmedlare som t.ex. Klarna, så kommer de att lagra personuppgifter om dig.

7 – Hur länge sparar vi uppgifter om dig?

Dina personuppgifter sparas endast så länge som det finns ett behov av att spara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna integritetspolicy. Flexicon kan komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att följa lagkrav eller för att bevaka Flexicons rättsliga intressen, t.ex. om det pågår en juridisk process.

8 – Var lagras personuppgifterna?

Alla personuppgifter som vi registrerar om dig lagras på Flexicon egen utrustning i Sverige eller hos externa partners, och då finns erforderliga personbiträdesavtal upprättade.

9 – Cookies

Några av Flexicons webbplatser använder sig av cookies i vissa sammanhang. Inga cookies kan dock direkt identifiera dig som person, då inga explicita personuppgifter lagras i dessa. Du kan läsa mer om vår användning av cookies på denna informationssida.

10 – Hantering av e-post

Flexicon använder Office 365 (Outlook) för e-posthantering, med de säkerhetsfunktioner som Microsoft tillhandahåller.  Avseende hantering för hur känsliga personuppgifter ska och får behandlas internt och externt, har Flexicon följande epostpolicy. Detta definierar de interna arbetssätten för:

– vad vi skickar
– när vi skickar
– skickar vidare
– tar emot
– sorterar
– lagrar
– raderar information

11 – Lagliga grunder för vår behandling av dina personuppgifter

Flexicon baserar behandlingen av dina personuppgifter på ett antal lagliga grunder. Dessa beskrivs i det här avsnittet.

a)
Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna fullgöra ett avtal med dig som kund, t.ex för att kunna genomföra köp eller för att kunna ge dig effektiv support när du kontaktar oss.

b)
Om du begärt att få ett nyhetsbrev från oss så har du gett oss ditt samtycke till att vi skickar dig information via e-post. Detta gäller även om du inte har köpt en produkt från oss utan endast tecknat en nyhetsbrevsprenumeration. Du kan dock när som helst avsluta en sådan prenumeration.

c)
En del av den behandling av personuppgifter som vi utför baserar sig på en så kallad intresseavvägning. Detta gäller exempelvis den behandling vi utför för att kunna marknadsföra våra produkter och tjänster.

d)
I vissa fall kan Flexicon ha en rättslig förpliktelse att behandla dina personuppgifter. Detta gäller till exempel för den behandling av personuppgifter som vi utför för att kunna uppfylla bokföringslagens krav.

12 – Dina rättigheter

Flexicon ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.

a)
Flexicon kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.

b)
Du har rätt att av oss begära:

1) Tillgång till dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära ett registerutdrag över den behandling som vi genomför avseende dina personuppgifter. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Du har rätt att en gång per kalenderår, genom en skriftligt undertecknad ansökan, kostnadsfritt erhålla ett registerutdrag om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig och ändamålen med behandlingen. Du har även rätt att i registerutdraget få information om var uppgifterna har hämtats ifrån om personuppgifterna inte har samlats in från dig.

2) Rättelse av dina personuppgifter. Vi kommer på din begäran att så snabbt som möjligt rätta de felaktiga eller ofullständiga uppgifter vi behandlar om dig.

3) Radering av dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära att dina personuppgifter tas bort om de inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för. Det kan dock finnas lagkrav på att vi inte omedelbart får radera dina personuppgifter i exempelvis bokförings- och skattelagstiftning. Vi är då förhindrade att göra det på grund av gällande lagstiftning.

13 – Kontaktinformation

Om du har frågor om vår integritetspolicy eller om behandlingen av dina personuppgifter, eller om du vill begära ett registerutdrag, så kan du kontakta oss enligt nedan:

Flexicon System AB
Sjöängsvägen 82
745 98 Enköpoing

E-post:
info@flexicon.se